Cách tổ chức khai trương quán

Cách tổ chức khai trương quán

Cách tổ chức khai trương quán

Cách tổ chức khai trương quán

Khai trương quán


Trình tự khai trương
Trình tự khai trương quán một cách an toàn và hiệu quả nhất sẽ là:


1. Chạy thử quán.
2. Tiệc khai trương.
3. Đi vào hoạt động chính thức.


Lí do bạn cần chạy thử quán trước khi cho quán đi vào hoạt động chính thức là để bổ sung những gì có thể thiếu sót. Việc xảy ra thiếu sót trong thời gian mới hoạt động quán là bình thường. Chính vì thế, bạn cần khoảng thời gian chạy thử quán này để kịp thời điều chỉnh và bổ sung những gì cần thiết.


Bạn có thể định ngày của tiệt khai trương. Tiệt khai trương có thể diễn ra khoảng 1 tuần sau khi bắt đầu chạy thử quán. Tiệc khai trương có thể là tiệc ngọt hoặc tiệt buffet có thức ăn nhẹ. Bạn có thể mời người thân, bạn bè, những người giúp đở bạn trong quá trình thiết lập quán tới tham dự và những khách hàng đăng kí tham gia sự kiện này. Đây sẽ là dịp để bạn cảm ơn sự ủng hộ của tất cả mọi người và thông báo rằng quán cà phê mơ ước của bạn đã chính thức hoạt động.


Tôi sẽ liệt kê một số bước cơ bản cần thiết cho việc chuẩn bị tiệc khai trương. Hãy làm quen với hoạt động này vì có thể quán cà phê mơ ước của bạn sẽ là nơi tổ chức rất nhiều sự kiện và tiệc sinh nhật về sau.


Tiệc khai trương

Kết quả hình ảnh cho khai trương quán


Lên kế hoạch cho tiệt khai trương quán cà phê mơ ước của bạn cơ bản sẽ gồm:
 

Danh sách khách hàng mời


Hãy bắt đầu bước đầu tiên bằng liệt kê các khách mời. Bạn sẽ có được số lượng khách hàng dự tính.


Chọn ngày tổ chức buổi tiệc


Trong quá trình thiết lập quán, bạn nên tính toán luôn ngày dự định sẽ làm tiệc khai trương. Ngày chính thức hoạt động của quán khoảng hai hoặc ba ngày và sau ngày chạy thử quán khoảng một tuần lễ.


Đừng quá vội vàng và rút ngắn khoảng cách giữa các sự kiện này. Bạn cần có thêm thời gian để chuẩn bị và điều chỉnh mọi thứ dù rằng bạn đã cố gắng để chuẩn bị mọi thứ thật hoàn hảo!


Thiệp mời tham dự buổi tiệc


Bạn có thể vừa in thiệp mời bằng giấy, vừa thiết kế thiệp đồ họa để gửi theo thư điện tử.
Điều cần thiết là bạn cần các khách hàng mời dự tính khẳng định khả năng họ sẽ tham dự bữa tiệc và số lượng khách đi kèm (trong trường hợp khách mời của bạn muốn có bạn bè, người thân đi cùng). Từ đó bạn sẽ nắm được tương đối chính xác số lượng người sẽ tham dự buổi tiệt khai trương.


Dự trù kinh phí cho buổi tiệc


Bạn cần có dự trù kinh phí cho buổi tiệc và chi nên tổ chức trong giới hạn kinh phí dự trù. Hãy coi như đây là một sự kiện để quảng cáo quán cà phê của bạn và hoạt động này nằm trong tiến trình kinh doanh.


Các món sẽ phục vụ trong buổi tiệc


Căn cứ vào kinh phí cho phép của buổi tiệc và số lượng khách sẽ tham dự, bạn sẽ lên kế hoạch về các món sẽ phục vụ trong buổi tiệc.


Phong cách tổ chức buổi tiệc


Phong cách tổ chức tiệc có thể trang trọng, nhẹ nhàng hoặc trẻ trung. Bạn nên căn cứ vào thành phần khách mời để xác định phong cách thích hợp nhất và sắp xếp nội dung có trong buổi tiệc.


Nội dung trong buổi tiệc


Tôi muốn nói tới các thành phần cần thiết trong bữa tiệc như phần cảm ơn, phát biểu ngắn gọn của bạn tới khách mời, một vài tiết mục biểu diễn như chơi đàn hoặc kèn, hát có nhạc đệm, nhạc do DJ hoặc biểu diễn nhảy nếu quán cà phê của bạn đủ không gian…

Bạn có thể có 1001 ý tưởng hay ho và thích hợp cho buổi tiệc!


Nhân sự cho buổi tiệc


Hãy để nhân viên của bạn tham gia sát cánh cùng bạn trong việc tổ chức buổi tiệc. Nhân viên của bạn sẽ có cơ hội thể hiện năng lực và bộc lộ nhiều thế mạnh khác nhau. Điều quan trọng là ai cũng sẽ có một buổi tiệc thật vui vẻ. Niềm hứng khởi gắn bó với quán cà phê của các nhân viên sẽ tang lên.


Các thiết bị, dụng cụ sử dụng trong buổi tiệc


Dựa vào các nội dung sẽ có trong buổi tiệc, bạn sẽ lập danh sách các thiết bị, dụng cụ cần thiết cho buổi tiệc như thuê nhân sự chơi nhạc, micro cho ca sĩ, mời DJ, vũ công…


Các dụng cụ và thiết bị cần phải mang tới quán ít nhất trước một ngày để hạn chế các sự cố có thể xảy ra. Đồng thời, việc này đảm bảo bạn có đủ thời gian kiểm tra tình trạng hoạt động của chúng trước bữa tiệc sắp tới.


Quà cảm ơn


Bạn nên có những túi quà nhỏ để cảm ơn các khách hàng mời đã dành thời gian tới chung vui và chúc mừng cho quán cà phê mơ ước của bạn.


Bạn nên để trong mỗi túi quà nhỏ một phần quà xinh xắn dễ thương và một số (số nhiều!) Danh thiếp, tờ rơi giới thiệu về quán. Khách mời có thể giới thiệu cho người quen của họ về quán cà phê của bạn. Vì thế, danh thiếp và tời rơi sẽ là trợ thủ đắc lực cho bạn.


Xin lưu ý, chi phí dành cho phần quà cảm ơn này cũng nên được dự trù trong phần tổng kinh phí dành cho buổi tiệc. 

 

Nguồn: Cafe Book (alextu).

 

Các dự án khác

Xây dựng thương hiệu các nhân

Xây dựng thương hiệu các nhân

Tạo dựng thương hiệu cá nhân chuyên nghiệp là điều cốt yếu mang đến thành công trong sự nghiệp cũng như các mục tiêu...
Phần mềm bán hàng

Phần mềm bán hàng

Sở hữu phần mềm bán hàng để dễ dàng quản lý cửa hàng và tài chính của mình, kết hợp với máy bán hàng là điều...
5 thời điểm thích hợp để mở quán cafe

5 thời điểm thích hợp để mở quán cafe

Đối với người kinh doanh tài ba, thời điểm nào cũng có thể khai thác được, vì họ biết cách biến khó khăn thành cơ hội...
Những cách để quản lý quán café

Những cách để quản lý quán café

Phần đầu bài viết chúng ta đã biết những vấn đề quan trọng mà một quán cần quản lý. Vậy thì cách quản lý chúng ra...
Những thứ cần chuẩn bị trước khi mở quán cà phê.

Những thứ cần chuẩn bị trước khi mở quán cà phê.

Chúng ta cùng điểm lại một lần nữa để chuẩn bị thật tốt trước khi mở quán café nhé! Những thứ cần chuẩn bị trước...
Làm thế nào sở hữu thành công quán cà phê mới của riêng bạn.

Làm thế nào sở hữu thành công quán cà phê mới của riêng bạn.

những lời khuyên hữu ích, những bước hướng dẫn cụ thể theo trình tự, các bí quyết thực tế và cách dẫn giải súc...
Những vấn đề cần lưu ý khi quản lý quán café – trà sữa.

Những vấn đề cần lưu ý khi quản lý quán café – trà sữa.

Trước tiên, chúng ta nên hiểu rõ, quản lý quán là quản lý những vấn đề nào, để tránh tình trạng mờ mịt và không tập...
Những thứ cần chuẩn bị trước khi mở quán cà phê.(Phần 2)

Những thứ cần chuẩn bị trước khi mở quán cà phê.(Phần 2)

Chúng ta cùng điểm lại một lần nữa để chuẩn bị thật tốt trước khi mở quán café nhé! Những thứ cần chuẩn bị trước...